Categorias
artigos dicas

O que é BPO (Business Process Outsourcing)?

Centralizar a gestão de todas as áreas das empresas em um só lugar não é um bom negócio no mundo em que vivemos. O BPO é a solução pensada para este desafio. Conheça a terceirização de processos e as vantagens de sua adoção no ramo de impressões.

Atualmente, no mundo dos negócios, podemos dividir as atividades que fazem funcionar uma empresa em dois sentidos: o Core Business, isto é, o “miolo” ou núcleo dos negócios, as atividades principais e pelas quais sua empresa é reconhecida, e o chamado BPO – Business Process Outsourcing.  

Práticas de BPO significam um funcionamento mais fluido da empresa, deixando que empresas de confiança realizem tarefas especializadas, enquanto a gestão da empresa concentra-se em novas oportunidades de negócio e inovação.

O que é o Business Process Outsourcing e qual a sua finalidade?

O Business Process Outsourcing (BPO) pode ser livremente traduzido como “terceirização de processos de negócios”. São todas as atividades e processos que, apesar de serem consideradas como secundárias, são ao mesmo tempo essenciais para o bom funcionamento dos seus negócios. 

O BPO é, neste momento, uma das maiores tendências do mercado, e vêm sendo utilizado nos mais diversos segmentos empresariais. 

Por exemplo, uma empresa pode optar por fazer um BPO financeiro e contratar um escritório de contabilidade para fazer essa tão importante tarefa sem ter que contratar um contador. Na GOMAQ, atuamos no outsourcing de impressões, dinamizando a gestão de todos os documentos em papel, para uso interno ou externo. 

A diferença de um BPO para a simples terceirização é que, no caso do BPO, se usa a tecnologia de informação. Trata-se de um serviço personalizado, de acordo com as demandas circunstanciais. 

Os trabalhos internos da empresa são terceirizados de acordo com uma análise prévia das necessidades da organização, identificando quais processos utilizar e, então, realizar a implantação direta, para criar um aumento de eficiência e melhoria dos processos internos de uma empresa. 

O BPO surge como uma solução para as demandas de competitividade do mercado moderno. Ele visa uma maior flexibilidade interna e controle e redução dos custos operacionais dos negócios de uma empresa. O que permite uma melhor organização e capacita sua empresa para o planejamento e execução de mudanças estratégicas.

Um serviço de Business Process Outsourcing garante que a empresa contratante receba os serviços de profissionais experientes e usufrua dos melhores equipamentos e ferramentas disponíveis. Assim, evita-se o desperdício de recursos sem arriscar o serviço, aumentando os níveis de organização, produtividade e, consequentemente, a margem de lucro.

Como funciona o BPO como solução de impressão?

A empresa conta com o gerenciamento, manutenção e logística de equipamentos e suprimentos de impressão com alta velocidade, qualidade e baixo custo por página. 

O processo se inicia com o detalhamento do parque de impressões atual da empresa, com mensuração de valores e tempo gastos por equipamento e manutenção. Depois, verificação do tempo de uso dos equipamentos para analisar tecnologias ultrapassadas e baixa produtividade e avaliação do tempo de impressão e espaço físico. 

A partir dessas análises, verifica-se quais são os equipamentos ideais, formas de manuseio, aproveitamento e local apropriado para aumentar a produtividade de seus negócios e aumentar a economia com a impressão.

Vantagens do BPO de Impressão

Todas as funcionalidades oferecidas pelos equipamentos de impressão de última geração são garantidas com o outsourcing de impressão da GOMAQ, desde o tipo e a quantidade de impressões e cópias a serem feitas até a confidencialidade e agilidade da impressão, apenas para citar alguns exemplos.

Quer conhecer outras vantagens e funcionalidade das soluções inteligentes para outsourcing de impressão da GOMAQ? Entre em contato e descubra o plano ideal para a sua empresa.

Categorias
artigos dicas

Impressoras para empresas: como escolher a melhor opção

Escolher as melhores impressoras para o seu negócio pode significar economia e eficiência. Mas qual escolher? Nesse artigo você vai entender como encontrar um equilíbrio entre suas demandas e o melhor equipamento a ser utilizado. 

Aqui vão algumas dicas de como escolher as impressoras mais apropriadas para a sua empresa: 

  1. Laser/LED x Tinta à Jato

Impressoras à Laser e LED funcionam de maneira similar. Através de uma fonte luminosa, elas projetam a imagem no tambor rotativo, que então transfere o toner para o papel. 

São rápidas e confiáveis e imprimem textos em alta qualidade, apesar de não lidarem muito bem com fotos. São ideais para maiores volumes de impressão, devido à sua memória e hard-drive. 

O custo de aquisição com o toner são melhores, porem apresentam um maior volume de impressão com relação as impressoras jato de tintas convencionais.

As impressoras de tinta à jato são as mais comuns em casas e escritórios, mas também são apropriadas para negócios de pequena escala. Funcionam esguichando a tinta através de uma agulha no papel. Seu custo de aquisição é bem menor, se comparado às impressoras à laser/LED.

São ótimas para a impressão de fotos e textos coloridos e podem imprimir em diversos tipos de mídia. Contudo, elas são bem mais lentas que as impressoras à laser, além de ter um custo operacional mais alto, devido à manutenção ser mais recorrente e os cartuchos contarem com uma pequena quantidade de tinta tornando a reposição mais frequente comparado às impressoras à laser/LED.

  • Com ou sem-fio

Impressoras ligadas à fio (wired) são mais rápidas e seguras, características importantes dependendo do seu negócio. Elas, porém, tem um custo maior de instalação e oferecem menos praticidade, já que você deve estar conectado ao aparelho via cabo.

As impressoras wireless são mais eficientes, no quesito praticidade: elas permitem que você imprima de qualquer lugar, desde conectado à internet. A maioria delas é compatível com dispositivos móveis, como tablets e smartphones. 

A escolha entre esses dois tipos de impressora depende do tamanho de sua empresa  e como será a conexão dos funcionários que irão usá-la. Se seus funcionários e equipe utilizam bastante conexões móveis, a escolha certamente será pelas impressoras wireless. 

Alguns modelos de impressoras oferecem compatibilidades com aplicativos de impressão como  Apple AirPrint, HP ePrint e Google Cloud Print.

  • Colorida ou P & B

Essa escolha depende do que sua empresa pretende imprimir. Se forem textos, cartas, memorandos, planilhas, as impressoras monocromáticas (em preto) podem ser suficientes para o que precisa. 

Caso sua intenção seja imprimir fotos, gráficos e outros elementos visuais mais complexos, deve-se optar por uma impressora colorida. 

É preciso notar que as impressoras P&B tem um custo muito menor em relação ao toner; mas caso precise eventualmente de impressões coloridas, terá que buscar outra fonte.

  • Impressoras Multifuncionais

Dependendo das necessidades do seu negócio, você pode optar pelas impressoras multifuncionais (MFP). Estas, além de imprimir os documentos que precisa, são capazes de exercer muitas outras funções, como scanner, copiadora, conversão de documentos e até envio de e-mails e fax.

MFPs implicam em uma redução no custo, já que evitam que se amontoem diferentes máquinas com diferentes funções. Elas também podem auxiliar na redução do tempo e no fluxo de trabalho, já que na mesma máquina se pode operar diversas tarefas. 

Elas, porém, são mais caras que as impressoras convencionais. Além disso, elas não permitem que se exerça mais de uma funcionalidade de uma vez só, o que pode torná-las menos eficientes caso várias pessoas precisem usar a mesma impressora.

  • Impressões por minuto

Outra importante característica a se examinar é a quantidade de documentos que uma impressora é capaz de emitir por minuto. Isto influencia diretamente no custo de suas impressões. Impressoras com capacidade para menos de 20 páginas por minuto (ppm) podem ser ineficientes para ambientes de negócios. 

Mais de 40 ppm são apropriadas para grandes volumes de impressão. Algumas podem chegar até 100 ppm. As mais utilizadas estão na faixa dos 20 aos 40 ppm, adequadas para a maioria das necessidades empresariais. 

Deve-se considerar, também, a memória da impressora. A maioria delas varia entre 64 MB e 256 MB de memória RAM. Algumas oferecem compatibilidade de expansão de memória.

  • Opções de Conectividade

Existem dois modos de conectar suas impressoras à internet: as impressoras que já vem de fábrica com capacidade de conexão; e aquelas em que são necessárias uma conexão com um servidor externo dedicado. As primeiras são mais simples de se conectar, porém ,novamente, mais caras. 

Muitas empresas necessitam de mais de uma impressora. Você pode optar por comprar impressoras com conexão à internet embutida e conectar a impressora de cada departamento ou setor via internet. 

Isto pode aumentar a eficiência no uso das impressoras, de acordo com a funcionalidade de cada uma e necessidade de cada setor, sem causar confusões e “filas” de funcionários que precisam usar a mesma máquina.

Comprar ou Alugar?

É uma decisão importante! Escolher o tipo certo de impressora, que seja adequada para o seu tipo de negócios pode ser crucial na hora de economizar – bem como pode evitar maiores dores de cabeça, em questões como a manutenção e assistência técnica.  

Quer saber mais sobre o tema? A equipe da GOMAQ pode ajudar! Entre em contato conosco ou acesse nossa loja virtual. 

Categorias
artigos dicas

Alugar ou comprar equipamentos de impressão?

Como decidir a melhor solução de impressão? Alugar, terceirizar ou equipar uma área de impressão na empresa? Entenda melhor sobre as opções nesse artigo. 

Alugando impressoras: Investimento e retorno na estratégia de impressão

Mesmo com a digitalização, a maior parte das empresas ainda requer grandes quantidades de documentos impressos. Outras, trabalham diretamente com a famosa “papelada” como escritórios de contabilidade ou instituições de saúde que utilizam prontuários físicos.

Hoje em dia muitas empresas escolhem alugar equipamentos de impressão, em vez de comprá-los. A depender do tamanho e do ramo da sua empresa, a compra de um equipamento de alto nível que pode não compensar o investimento em relação à uma empresa especializada em impressões de qualidade.

Impressoras de alto nível podem comprometer muito seu orçamento, chegando a custar mais de US$ 10,000. Empresas robustas, e que exigem impressões de qualidade em ampla escala, podem beneficiar-se deste produto. O mesmo não pode ser dito para empresas pequenas e médias.

No chamado aluguel de impressoras, os custos adiantados são baixos e até mesmo inexistentes. Além disso, a empresa especializada em impressão garante que seus negócios disponham dos melhores modelos disponíveis sem apelar para uma gestão de risco que pondere obsolescência, contratação de pessoal, instalação e custos posteriores de manutenção. 

Tudo isso fica à cargo da empresa locadora que oferece um serviço e, por esse motivo, aloca a sua gestão de documentos como uma operação realizada as a service.(como um serviço)

Os contratos de aluguel são feitos em relação à um período de tempo, geralmente no mínimo de um ano. Quanto maior o tempo de contrato, menor os preços e taxas e é esse cálculo que poderá esclarecer a opção mais vantajosa. 

Quando é melhor comprar uma impressora para o negócio?

Se a demanda por impressões for viável em Impressoras de baixo custo, compensa  mais comprar uma impressora. Isto porque, no longo prazo, o aluguel de equipamentos de impressão é mais custoso, devido às taxas e ao preço do aluguel. 

Além disso, você se torna owner (proprietário) do equipamento e é capaz de gerenciar uso de tintas, papéis, quantidade de documentos, reutilização de material e outras boas práticas econômicas coerentes às suas condições na empresa.

Caso sua empresa tenha condições de alocar os recursos e as impressoras em seu espaço físico, deve ser considerada a compra no longo prazo – ainda que isso implique na compra de impressoras mais atualizadas de tempos em tempos. Mas isto também significa que você poderá obter algum retorno no investimento, caso queira ou necessite se desfazer de um equipamento. 

Uma outra vantagem de comprar impressoras é a flexibilidade de manutenção. Em um contrato de aluguel, você estará sujeito à disponibilidade e regras da equipe de manutenção da empresa locadora – um quesito importante de se avaliar na hora de escolher a empresa parceira. 

Se o caso for de comprar impressoras para vários setores, é muito importante coordenar o processo para manter o padrão de qualidade nas impressoras em diferentes setores, departamentos ou filiais de sua empresa.

Veredito: comprar ou alugar?

A compra funciona melhor para empresas que querem ter controle dos processos e investir em equipamentos de alta qualidade. O aluguel ajuda empresas menores a manterem a qualidade e evita custos com manutenção e obsolescência.

Em suma, você deve levar em consideração dois fatores principalmente: a sua demanda e os seus limites (espaciais e orçamentais).

Em ambos os casos, A GOMAQ oferece opções incríveis. Confira!