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Como funciona a gestão de documentos

Como funciona a gestão de documentos

Todos sabemos que uma parte considerável – e essencial – do funcionamento de qualquer organização é a gestão dos documentos e dos trabalhos burocráticos. Hoje em dia, o gerenciamento de documentos é facilitado através de programas e softwares que agilizam os trabalhos internos de uma empresa, diminuem a margem de erros e economizam tempo e espaço. Aprenda como estes softwares podem melhorar o desempenho dos seus negócios e como podem ser aliados à prática de outsourcing de impressão para beneficiar os seus negócios.

A evolução das tecnologias de gestão de documentos são capazes de elevar o patamar de qualquer empresa, independente do seu tamanho ou setor. O armazenamento de documentos digitais em nuvem, por exemplo, propiciam uma grande economia em termos de tempo, fornecendo acesso (que pode ser controlado pelo gestor) facilitado ao seu quadro de funcionários. 

Além de fornecer uma economia em termos de tempo, o armazenamento em nuvem de documentos, feito pelos softwares de gestão, também permite que a impressão possa ser feita direto no equipamento, sem a necessidade de passar por um computador. Outra possibilidade, é um maior controle de impressão da sua empresa, gerando grande economia com impressões desnecessárias.

Como funciona a gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conceito que engloba a administração dos documentos por softwares baseados na automatização dos processos e com auxílio de inteligência artificial na organização do ciclo de vida dos contratos. 

Ela compreende desde a etapa da formalização, através do processo virtual de elaboração e formalização da minuta contratual, a gestão da interação entre contratante e contratado, através do armazenamento em nuvem, até a assinatura, etapa que pode ser realizada hoje através de aplicativos de comunicação como o Whatsapp ou e-mail.

A sua equipe pode gerir os trabalhos burocráticos da sua empresa em um painel gerencial, onde se pode visualizar de forma rápida e organizada, os contratos e documentos que estão em vigência, prestes a vencer ou que já estão expirados.

A gestão de documentos é um conceito que cobre de ponta a ponta a vida de uma empresa e a interação entre seus funcionários, e entre sua empresa e seus parceiros, clientes e fornecedores.

As vantagens de aliar a gestão de documentos com o outsourcing de impressão

Alguns setores e empresas, mesmo com crescente processo de digitalização da gestão empresarial, não podem abrir mão de uma cota fixa de documentos a serem impressos. É o caso de manuais, prontuários clínicos, documentos que necessitam de serem preenchidos à mão, alguns materiais de marketing, etc.

Isto não significa que essas empresas e setores devem abrir mão de uma gestão de documentos automatizada e digitalizada, seja em termos de gestão interna ou na relação com clientes, parceiros e fornecedores. 

Na verdade, a gestão de documentos moderna pode ser uma grande aliada das empresas que necessitam de um número constante de material impresso. Aliado à pratica do outsourcing de impressão, os softwares de gestão de documentos podem melhorar – e muito! – a vida econômica e burocrática de uma empresa.

No serviço de outsourcing de impressão da Gomaq,por exemplo, a empresa conta com o gerenciamento, manutenção e logística de equipamentos e suprimentos de impressão com alta velocidade, qualidade e baixo custo por página. O processo segue alguns passos, que mostraremos como podem se beneficiar dos softwares de gestão de documentos:

  • Detalhamento do parque de impressões atual da empresa: com a gestão da burocracia automatizada e digitalizada, este detalhamento é enriquecido e facilitado, calculando com exatidão e com antecedência a quantidade e a qualidade de impressões necessárias para uma determinada empresa.
  • Avaliação do desperdício de tempo que existe para a gestão de impressoras, suprimentos e papel: através da gestão de documentos moderna, a economia é maior ainda, já que são avaliados com mais proximidade a quantidade de documentos que devem ser impressos, evitando desperdícios;
  • Avaliação do tempo de impressão e espaço físico: novamente, através dos dados coletados e geridos pelos softwares de gestão de documentos, a avaliação de tempo de impressão ganha em exatidão, fazendo com que apenas a quantidade de documentos estritamente necessária seja impressa.

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Essas são apenas algumas das muitas vantagens que aliar a gestão de documentos inteligente com a prática de outsourcing de impressão podem trazer grandes benefícios para sua empresa. 


Venha conferir mais, seja visitando nosso blog, ou entrando em contato com nossa equipe! Não perca mais tempo – e nem papel! – e descubra como sua empresa pode se beneficiar do que há de mais moderno em outsourcing de impressão.

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